Het winnende team

Het inschrijven op een aanbesteding kost veel tijd en inspanning en de tijdslijnen zijn vaak kort. Dat vergt een “high performance team” aanpak, ofwel het A-team. Maar hoe ziet die eruit? Daar zijn wel wat basisregels voor te geven. We willen geen Poolse landdagen, klein en slagvaardig is het devies. Hanteer als vuistregel maximaal vijf personen. Bij grote bids kan uitgebreid worden met subteams die een specifiek onderdeel uitwerken, maar het kernteam moet niet groter zijn. Typisch benodigde expertises in het kernteam zijn: procesbegeleiding (bidmanager), klantkennis (accountmanager), oplossing (bijv. een architect), uitvoering (bijv. een contractmanager) en juridische kennis ter ondersteuning. Voor alle teamleden geldt: gevoel voor het klantperspectief is een must. Te vaak wordt alleen vanuit het eigen organisatiebelang gedacht. Zo win je geen deals. Ik zie ook regelmatig dat teamleden zonder een duidelijke meerwaarde aan het team zijn toegevoegd. Interne organisatie-politiek speelt dan vaak een rol, of domweg dat niemand een kritische vraag stelt. Jaap zit nu eenmaal overal bij, dat werk. De vuistregel om dit te voorkomen, is werken op een moderne Agile manier van projectmanagement. Elke dag een korte meeting van 15 min. (standup), waarin de taken concreet worden verdeeld en iedereen zijn voortgang deelt. Dan wordt al snel (pijnlijk) duidelijk wie daadwerkelijk bijdraagt en wie niet. Vaak komt de benodigde capaciteit in het geding, omdat iedereen al vol zit met reguliere werkzaamheden, zeker de toppers uit de organisatie. De aanbesteding komt daar dan bovenop. In zo’n geval biedt professionele externe ondersteuning uitkomst.