Hup aanbestedingsleidraad lezen, specialisten optrommelen en hen een oplossing laten uitwerken. Gaan met die banaan! Dat is de Pavlov reactie van zowat iedere organisatie bij wie een gewenste aanbesteding in de bus valt. Een garantie voor gedoe en een teleurstellend eindresultaat. Want specialisten (vaak techneuten) zijn goed in hun vak, maar niet persé in verkopen. En ook niet in het doorgronden van wat een aanbesteder nou eigenlijk precies vraagt. Ze zijn goed in uitleggen waarom een specifieke oplossing perfect werkt. Maar dat is wat anders. Hoe moet het dan wel? Hier geldt de 80-20 regel. Eerst met het kernteam de leidraad grondig lezen en met het team een eenduidig beeld vormen van wat er nu eigenlijk gevraagd wordt. Dan winnende strategie bepalen en deze vervolgens uitwerken in een rode draad met onderscheidende kernboodschappen voor de aanbesteder. Dat vergt rust, benen op tafel sessies. Gevoelsmatig oncomfortabel, want de deadline nadert en er moet veel werk verzet worden. Maar juist die 80% zorgvuldig denkwerk vooraan in het bidproces, zorgt ervoor dat het uitwerken slechts 20% inspanning kost. Een goede romanschrijver bereidt zijn plot ook grondig voor en kan dan meters maken.
Het winnende team
Het inschrijven op een aanbesteding kost veel tijd en inspanning en de tijdslijnen zijn vaak kort. Dat vergt een “high performance team” aanpak, ofwel het A-team. Maar hoe ziet die eruit? Daar zijn wel wat basisregels voor te geven. We willen geen Poolse landdagen,...
